每个文件或文件夹都贴有一个RFID资源标签，这个标签包含独一无二的ID和可读信息。当文件被放入带有RFID功能的借出/归还托盘中时，表示文件夹的独一无二的ID就会被采集到并被发送至数据库，同时文件清单在任何时候都会被保留。RFID手持终端可帮助用户快速找到特定文件并且在需要时进行库存盘点。在查找过程中，一旦在特定位置的文件被定位，就会触发可闻可视报警。另一方面，有了具备WiFi 功能的移动装置，所有采集到的库存盘点数据都被同步发送至文件追踪系统的中央数据库用于验证目的。这就是资源跟踪库。